Das System besteht aus einer Datensammelfunktion, die in der Nacht als sogenannter „Hintergrundprozess“ alle relevanten Daten aus den jeweiligen Anwendungen oder Exportdateien ausliest und diese je nach Serverstruktur als Datei oder als eMail an einen zentralen Serverprozess versendet. Auf dem zentralen Server werden die Dateien unmittelbar nach Eingang in das zentrale Datawarehouse übernommen.

Über einrichtungsspezifische und/oder übergreifende Parameter und Grenzwerteinstellungen sind kundenindividuelle gs- und  Alarmfunktionen abbildbar, die entsprechende optische Kennzeichnungen der Daten (Ampel-Funktion) für Ausnahme- und Abweichungssituation auslösen. Gleiches gilt für entsprechende Trendberechnungsparameter. Darüberhinaus können in dem System beliebige Einrichtungsgruppen wie z.B. nach Region, nach Wohnform oder z.B. auch nur „Problemeinrichtungen“ angelegt werden. Über entsprechende Strukturinformationen (Mandant/BWA-Struktur) werden die Daten aus der Finanzbuchhaltung den jeweiligen Einrichtungen zugeordnet.

Auf dieses zentrale Datawarehouse greift die Präsentationskomponente des Systems zu und stellt die Daten in verdichteter Form da. Durch die integrierte Drilldown-Funktionalität kommt man durch einfaches Anklicken der jeweiligen Zeile oder Kennzahl in eine weitere Detaillierungsebene. Dies kann von der Einrichtungsgruppe zur Einrichtung, zum Haus, zu den jeweiligen Stationen und bei Bedarf z.B. bis zum einzelnen Mitarbeiter oder Bewohner bzw. Klient erfolgen. Die Darstellung der Daten kann dabei sowohl in Zahlen- als auch Grafikformat erfolgen. Je nach gewünschtem Detaillierungsgrad werden Jahressichten mit den einzelnen Monatsvergleichswerten und Vorjahres- oder Budgetvergleichswerten oder detaillierte Monatswerte bis hin zu Stand „Heute“ angezeigt. Natürlich können alle angezeigten Daten sofort in das Excel-Format exportiert werden

Die Aktualisierung der Daten erfolgt je nach Anforderung tages-, wochen- und/oder monatsgenau. Neben der, im Standard enthaltenen Verarbeitung aus den entsprechenden FUTURA-Komponenten ist, bei entsprechenden technischen Möglichkeiten (offene Schnittstellen oder Export-Funktionen), auch die Integration von Heimabrechnungslösungen anderer Anbieter möglich.  Die Datenintegrität und der Aktualitätsstand werden je Einrichtung durch zugehörige Überwachungstools sichergestellt und können auf diese Weise zu entsprechenden Organisationshinweisen in der Organisationstruktur genutzt werden (z.B. sollten Abwesenheiten bei tagesaktuellen Daten immer zeitnah erfasst werden).

FUTURA-MIS stellt eine grosse Anzahl vorstrukturierter Auswertungen und Drilldown-Ebenen zur Verfügung. Durch die Verwendung der OLAP-Funktionalität (Online Analytical Processing) des Microsoft SQL Servers 2003 bzw. 2005 und die entsprechend Datawarehouse/OLAP konformen Datenstrukturen ist der Einsatz spezialisierter Auswertungstool und sogenannter DART-Systeme (Descision Analysis and Retrieval Tools) für individuelle Datenanalysen möglic