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Kosten sparen im Rechnungsmanagement

Ohne Zweifel zählen Rechnungen zu den unliebsamsten Dokumenten, mit denen es Unternehmen zu tun bekommen. Da verwundert es kaum, dass Fakturen vielerorts eher stiefmütterlich behandelt und häufig erst einmal in Schubladen zwischengelagert werden. Eher zögerlich erfolgt dann die Weiterbearbeitung. Aus kaufmännischer Sicht bringt diese Praxis erhebliche Nachteile mit sich.

Nachteile, die sich keineswegs nur im Unmut der auf ihr Geld wartenden Lieferanten erschöpfen. Vielmehr führt eine ineffiziente Rechnungsbearbeitung auch im Unternehmen selbst zu erheblichen betriebswirtschaftlichen Einbußen. Dies beginnt mit dem Wegfall der Skonti. Doch am schwersten wiegen die zu hohen administrativen Kosten. Denn allzu oft mangelt es an klar geregelten Vorgehensweisen. Um geprüft und kontiert zu werden, gehen die Rechnungen durch zu viele Hände. Gerade bei komplexeren Rechnungen herrscht vielfach Unklarheit, wer wann wie einzubinden ist. Entsprechend hoch ist der Abstimmungsaufwand.

Doch damit nicht genug. Da es zu wenig Transparenz über den aktuellen Rechnungsstatus gibt, entstehen merkliche Suchkosten. Zudem lassen sich auch Monatsabgrenzungen nicht mehr präzise ausführen. Aufgrund ihrer verzögerten Einbuchung werden Rechnungen erst zeitversetzt kostenwirksam. Eine nachhaltige Liquiditätsplanung gerät zum Vabanque-Spiel.

Sämtliche Mängel potenzieren sich dadurch, dass die Bearbeitung weitgehend manuell und papiergetrieben erfolgt. Auf diese Weise werden zahlreiche Daten mehrfach erfasst und getrennt voneinander verwaltet. Inkonsistenzen und Datenverlusten sind Tür und Tor geöffnet. Und: Indem der Aufwand für die Datenpflege stark ansteigt, verlängern sich die ohnehin schon zu langen Bearbeitungszeiten noch einmal zusätzlich.

Die Lösung: ERA

Als Berater haben wir die genannten Mängel in zahlreichen Kundenprojekten festgestellt und behoben. Dieses Praxiswissen bündeln wir jetzt mit dem Workflow-Werkzeug ERA. Sie erhalten eine leicht einsetzbare IT-Lösung, mit der Sie Ihr Rechnungsmanagement transparent organisieren. Indem Sie die erforderlichen Arbeitsschritte so weit wie möglich automatisieren, begrenzen Sie Ihre administrativen Kosten auf ein Minimum.

Mit ERA wickeln Sie Ihr gesamtes Rechnungsmanagement digital ab. Da Sie auf einer einzigen Datenbank arbeiten, müssen sämtliche Informationen nur noch ein einziges Mal erfasst werden. Anhand klar definierter Workflows erkennt jeder Prozessbeteiligte, wann er welche Information einzupflegen oder zu prüfen hat. „Auf Knopfdruck“ gibt Ihnen ERA Auskunft über den aktuellen Status jeder einzelnen Rechnung. Werden Bearbeitungsfristen nicht eingehalten, sendet das System eine entsprechende Nachricht an die Prozessverantwortlichen.

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